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De a poco se va expandiendo tanto en empresas grandes, medianas o pequeñas y por ende esta dejando de ser una tendencia y se esta transformando en una realidad cada vez mas aplicada como es el intercambio electrónico de datos.

Dentro de los documentos digitales que ya se están utilizando se encuentran las facturas electrónicas, comprobantes, resúmenes de tarjetas de crédito o debito vía email, órdenes de compra y entre otros. El desarrollo de estos sistemas depende de cada país o región y de acuerdo a los requerimientos administrativos y legales de cada lugar. Pero el objetivo es el mismo agilizar y simplificar el intercambio de información entre el estado, las empresas, los proveedores y los clientes.

Los beneficios de los documentos electrónicos

Esta es una herramienta tecnológica que permite bajar o ahorrar costos fijos de papelería, mensajería, transporte, tiempo, espacio y gasto de almacenamiento físico, disminuye la posibilidad de falsificación además permiten mejorar notablemente los procesos comerciales para aumentar la productividad y eficacia de la gestión administrativa diaria en especial en el área comercial, facturación, cobranza en conclusión agiliza y mejora la interacción entre clientes y proveedores.

Las empresa que utilizan este tipo de tecnología permite que los documentos sean generados y almacenados en medios electrónicos, con muy poca intervención de personas, pero poseen un alto grado de seguridad para las partes relacionadas.

Es aconsejable la inversión en este tipo de tecnología para empresas que poseen procesos comerciales importantes o complejos con gran cantidad de clientes, proveedores y otros organismos como bancos u otras instituciones públicas. Este tipo de iniciativas son impulsadas por los estados de cada país para que determinen ciertas pautas de uso y validación de los documentos.

La tecnología y los negocios

El diseño e implementación de estos sistemas deben ser adecuados a cada sector y de una implementación lo mas simple posible para que pueda ser utilizado por cada vez mas empresas de diferentes tamaños, no solo por grandes corporaciones, permitiendo una mejora y disminución de tiempo y esfuerzo en tareas administrativas que no aportan demasiado valor agregado a la organización. La capacitación del personal es fundamental para que este tipo de sistemas funcione correctamente.

La tecnología es una gran aleada de las empresas para la mejora de sus procesos y ayuda considerablemente a generar aplicaciones para hacerla mas eficiente.